Se la riflessione costante sul passato si osserva da più parti, un tratto distintivo del nostrotempo, uno dei percorsi di lettura disponibili è rappresentato dal confronto con la produzione documentaria delle magistrature e delle istituzioni che si sono succedute nel governo e nell’amministrazione della collettività, rispondendo alle sue varie esigenze e contribuendo a determinarne l’evoluzione culturale e politica.

Dal rapporto documento-società, seguito nelle sue oscillazioni temporali, emergono le linee caratteristiche di itinerari storici e di sviluppi sociali che sono punti di riferimento necessari anche per l’interpretazione della realtà contemporanea, la cui conoscenza critica non può prescindere dall’analisi delle testimonianze del passato. Nel caso di Gubbio, antico centro umbro ampiamente inserito nella realtà regionale attuale, la continuità che lega la città al suo passato trova riscontro nell’immagine ancora oggi fornita dai suoi monumentali edifici civili e religiosi, ma è anche riflessa, come singolare rispondenza qualitativa e continuità temporale, dalle carte dei suoi archivi. Solo parzialmente valorizzata dalla ricerca storica, la ricca produzione documentaria locale contiene, peraltro, tutte le premesse necessarie per uscire dal silenzio dei depositi nei quali è conservata, ma può farlo solo con l’accentuarsi dell’attenzione degli storici. Considerata infatti la peculiare natura dei beni archivistici, non immediatamente suscettibili di comprensione e sottratti alla possibilità di un’ampia diffusione di conoscenza, è soltanto con la mediazione fornita da studi organici e specifici che tali beni culturali possono rendere attuale quello che è stato definito "il potere delle società del passato sulla memoria e sull’avvenire" (Le Goff).

Le prime notizie sull’archivio comunale di Gubbio che testimoniano l’attenzione degli organi amministrativi cittadini al problema della sua conservazione sono della fine del XVI secolo. Precedentemente a tali provvedimenti, almeno dal 1429, sembra invece consolidata una prassi di tutela riservata a un diverso settore di produzione documentaria, quello costituito dagli atti privati rogati dai notai non più attivi. L’intervento delle autorità comunali si concreta, in tale occasione, nella redazione di un instrumentum publicum con il quale un notaio eugubino si assume l’onere di conservare gli atti notarili affidati al Comune dagli eredi, secondo le modalità contenute in un memoriale che descrive analiticamente i protocolli e i registri, oggetto della consegna, e precisa le condizioni per l’estrazione di eventuali copie.

In tal caso l’azione pubblica sembra peraltro più motivata dalle sollecitazioni espresse dal forte Collegio notarile locale, a salvaguardia degli interessi professionali della categoria, che dettata da una sensibilità archivistica ancora non identificabile tra i valori della collettività. Una consapevole iniziativa di tutela della documentazione pubblica è da riferire invece al 1586, quando si decide di conservare le scritture comunali in un vano chiuso adiacente alla loggia del palazzo pubblico e si provvede a garantire la sicurezza affidando le cinque chiavi necessarie per l’accesso a quattro rappresentanti dei quartieri cittadini e al custode dei sigilli del Comune. Fino a tale data i documenti erano stati raccolti in un "loco poco sicuro" della chiesa di Santo Spirito, in conformità al principio, ampiamente recepito dagli ordinamenti del tempo, che attribuiva alle comunità religiose garanzie di maggior affidabilità. Alla regolamentazione formale della sistemazione delle scritture, che circa un secolo dopo verranno identificate come Archivio segreto, fanno seguito alcuni provvedimenti per la tutela delle delibere delle assemblee cittadine.

Gli atti normativi e dispositivi degli organi consiliari, raccolti nei registri delle Riformanze, vengono dislocati in un "luogo sicuro" della cancelleria e la loro consultazione è condizionata all’autorizzazione vincolante delle autorità amministrative. Il provvedimento, deciso nel 1619, è motivato dalla necessità di evitare i "disordini" determinati dal libero accesso degli ufficiali comunali alla consultazione dei registri della cancelleria. L’attenzione riservata al settore documentario notarile dal governo comunale è destinata a intensificarsi con il definitivo inserimento della città nello Stato Pontificio. Nel 1638 viene formalmente istituito l’Archivio notarile nel quale si prescrive che vengano conservati non solo gli atti dei notai defunti, ma anche la produzione dei notai operanti nel territorio e gli atti rogati per le autorità e gli enti ecclesiastici. Dislocato dapprima nell’Armeria, ebbe poi sede nei locali del Monte di Pietà, "sotto la loggia del palazzo pubblico". Oltre alla documentazione notarile propriamente detta, vi confluiscono interi nuclei di documenti che i notai addetti alle curie giudiziarie conservavano probabilmente insieme con i protocolli di istrumenti privati. L’ufficio di archivista notarile, di durata triennale, viene appaltato con pubblico bando al notaio che presenta il memoriale con migliori condizioni.

Le entrate dell’archivio sono prevalentemente costituite dalle percentuali riscosse per la redazione di copie o estratti richiesti dai privati.

Nel 1657 si propone alle autorità comunali di conservare insieme con l’archivio segreto il rilevante nucleo di documenti e di memorie manoscritte costituito dalle scritture raccolte, in più di undici anni di appassionato lavoro, da Vincenzo Armanni, illustre erudito e diplomatico eugubino, per la storia della sua città. E’ lo stesso Armanni a chiedere che le "historie, croniche e scritture", provenienti da archivi pubblici e privati, vengano conservate nell’Archivio segreto per evitare "la dispersione di carte composte con sudori e stenti e per non farle servire ad uso vile e sordido o delle case o delle botteghe, come è stato per le carte di Baldo Angelo Abbate, di Michelangelo Eugeni, di Francesco Piccotti". Con una soluzione in parte diversa, il desiderio dell’Armanni si realizzerà soltanto dopo la sua morte, quando la raccolta ancor oggi identificata con il nome dello studioso troverà posto in palazzo Pretorio insieme ai fondi della Biblioteca Sperelliana.

Risale alla fine del XVII secolo, in relazione all’accertamento delle consistenti dimensioni assunte dalle scritture documentarie, la decisione di trasferire l’Archivio segreto, le altre carte di cancelleria e le note tavole di bronzo eugubine nel più ampio locale esistente in prossimità del "finestrone della stanza del magistrato", destinando la vecchia sede dell’archivio delle cinque chiavi esclusivamente alla conservazione dell’argenteria del Comune. Un successivo trasferimento della documentazione comunale in tre locali del palazzo dei Consoli verrà deciso dall’Amministrazione nel 1903. Tralasciando gli inevitabili danni, dispersioni e distruzioni connessi alle operazioni di trasferimento, interventi di segno contrario per l’integrità degli archivi sono da imputare a una distruzione della documentazione non determinata dal verificarsi di eventi naturali o accidentali, ma da provvedimenti decisi dalle autorità per l’eliminazione di intere serie di scritture dei passati regimi. Nel maggio 1519, subito dopo la fine del breve governo di Lorenzino dei Medici, il luogotenente pontificio, accogliendo le istanze espresse in tal senso dalla collettività, autorizzava l’immediata esecuzione di un intervento distruttivo di documenti archivistici. Nell’intento di evitare che determinati atti producessero i loro effetti giuridici, veniva così bruciata e "lacerata" una quantità imprecisata di documenti giudiziari e finanziari, secondo una logica che fa riferimento a una consuetudine adottata in occasione della "renovatione dello Stato", e di volta in volta imposta dalla necessità politica di sopire le inquietudini sociali e di ottenere il consenso della popolazione. Accanto a tali iniziative, delle quali per fortuna non risulta comprovata l’esistenza di una prassi generalizzata, sono anche da ricordare episodi di dispersione dovuti a scarsa consapevolezza del valore degli archivi. Nel 1900 si decideva l’alienazione di circa venti quintali di registri e documenti cartacei per ottenere la disponibilità di uno dei tre locali del palazzo dei Consoli destinati a sede dell’Archivio notarile.

In tale occasione il regio commissario di Gubbio affidava a Luigi Fumi, infaticabile studioso ed erudito orvietano, l’incarico di effettuare una ricognizione delle carte stesse per accertarne la provenienza. La documentazione da alienare risultava prevalentemente costituita di atti notarili e giudiziari, ma erano menzionati anche editti ducali e pontifici e contratti pubblici. Il regio commissario, ritenendo di non essere competente a decidere sulla destinazione di documenti di natura non propriamente comunale, rinviò il problema della possibilità della loro vendita al Ministero degli Interni del quale si ignora, peraltro, la decisione definitiva e, di conseguenza, l’avvenuta o meno dispersione del materiale stesso.